Glossário de automação jurídica

Definições curtas e em português dos termos de automação jurídica e tecnologia para escritórios de advogados: automação de documentos, CRM jurídico, legal ops, RPA, OCR, API, modelos de linguagem e outros.

Abertura de processomatter intake: O conjunto de passos entre o pedido de um cliente e o processo pronto a trabalhar: recolher os dados, verificar conflitos de interesse, aceitar o cliente, criar a ficha e a pasta, atribuir a equipa. É dos fluxos que mais compensa automatizar, porque se repete em todos os processos.
API: A porta que uma aplicação oferece para outras aplicações lerem e escreverem os seus dados. É a forma mais robusta de integrar dois sistemas, porque não depende do ecrã nem de ficheiros.
Automação de documentos: Gerar minutas, contratos e cartas a partir de um modelo com campos, preenchido com dados que já existem noutro sítio, em vez de copiar um documento antigo e substituir à mão. Ver o guia de automação de documentos jurídicos.
Automação de fluxos de trabalhoworkflow: Encadear passos entre pessoas e aplicações para que corram sozinhos: alguma coisa dispara o fluxo, ele executa uma sequência e pára nos pontos em que é precisa uma decisão.
Automação jurídica: O uso de software, e quando faz sentido inteligência artificial, para executar o trabalho repetitivo à volta da advocacia, deixando a decisão jurídica com o advogado. Ver o guia de automação jurídica.
Avença: Acordo em que o cliente paga um valor periódico fixo por um conjunto de serviços jurídicos. Num CRM jurídico, as avenças acompanham-se por cliente, com o que está incluído e o que foi gasto.
Cláusula condicional: Cláusula de um modelo que só entra no documento quando se verifica uma condição, por exemplo haver fiador ou o senhorio ser uma sociedade. É o que permite que um único modelo sirva casos diferentes.
Conflito de interesses (verificação): A pesquisa, antes de aceitar um cliente, de relações do escritório com as outras partes. Automatiza-se a pesquisa nas bases do escritório; a decisão sobre se há conflito é sempre do advogado.
CRM jurídicoCRM para advogados: Sistema que organiza o escritório à volta do cliente e do processo: processos por cliente, fases, prazos com responsável, horas, avenças e honorários. Ver o guia de CRM para advogados.
Extração de dados: Tirar de um documento (um contrato, uma escritura, um email) os dados estruturados que interessam, como partes, datas e valores, para alimentar uma ficha. É um dos usos mais úteis da IA num escritório.
Fonte da verdade: O sistema que manda quando dois sistemas discordam sobre o mesmo dado. Define-se antes de integrar, senão as aplicações ficam a corrigir-se uma à outra.
Gestão de processos: O acompanhamento de cada processo do escritório: fases, prazos, diligências, documentos e responsável. Sobrepõe-se ao CRM, que olha para o mesmo trabalho do lado do cliente.
Gestão documentalDMS: O sistema onde vivem os documentos do escritório, com pastas por cliente e processo, versões e permissões. É normalmente uma das pontas de qualquer integração.
IA generativa: Inteligência artificial que produz texto, a partir de um pedido em linguagem corrente. Num escritório serve para resumir, classificar, extrair dados e propor primeiras versões. O que produz tem de ser revisto.
Integração: A ligação entre duas aplicações para trocarem dados sozinhas, de modo a que a mesma informação não seja escrita duas vezes. Ver o guia de integrações para escritórios de advogados.
Legal opsoperações jurídicas: A disciplina que trata do funcionamento de um escritório ou de um departamento jurídico como uma operação: processos, tecnologia, dados, custos e fornecedores. A automação é uma das suas ferramentas.
Legaltech: Tecnologia feita para o trabalho jurídico. Inclui produtos de prateleira, como software de gestão de processos ou assistentes de IA, e projetos à medida, como os que a TogaTech faz.
Mapeamento de processos: Desenhar como o trabalho corre hoje: quem faz o quê, em que aplicação, com que frequência e onde se perde tempo. É o primeiro passo de qualquer automação, porque não se automatiza bem o que ninguém desenhou.
Minuta: O texto-base de um documento jurídico, que se adapta a cada caso. Os modelos de minutas de um escritório são a matéria-prima da automação de documentos.
Modelotemplate: Documento com campos marcados e, quando é o caso, cláusulas condicionais, a partir do qual se geram documentos preenchidos. Um bom modelo é a versão que o escritório validou, igual para toda a gente.
Modelo de linguagemLLM: O tipo de IA que lê e escreve texto. É a tecnologia por trás dos assistentes de IA e das tarefas de resumo, classificação e extração de dados numa automação.
OCRreconhecimento de texto: Tecnologia que transforma a imagem de um documento digitalizado em texto pesquisável. É o que permite trabalhar com documentos que chegaram em papel ou em PDF de imagem.
Onboarding de clientes: O acolhimento de um cliente novo: recolha de dados e documentos, identificação, proposta de honorários e abertura do processo. Costuma ser o primeiro fluxo a automatizar.
Revisão humanahuman in the loop: O princípio de que uma automação pára nos pontos em que é precisa uma decisão e a entrega a uma pessoa. Na advocacia, é o que garante que o advogado decide e a máquina prepara.
RPArobôs de software: Programas que fazem, numa aplicação, os cliques que uma pessoa faria. Servem para ligar aplicações sem API, mas partem-se quando o ecrã muda, por isso são o último recurso.
Webhook: Um aviso automático que uma aplicação envia a outra quando algo acontece, por exemplo quando é submetido um formulário. É o que dispara muitos fluxos de automação.

Da definição à prática.

Veja como abordamos uma automação numa sociedade de advogados, do mapeamento ao teste com casos reais.

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