Integrações para escritórios de advogados: ligar o software que já usa
Como ligar o email, a agenda, a gestão documental, a faturação, as folhas de cálculo e o site de um escritório de advogados, para os dados entrarem uma vez e deixarem de ser copiados à mão. Sinais de que precisa, integrações mais comuns e o que verificar antes.
Por TogaTech · Atualizado a
Em resumo
- Integrar é pôr duas aplicações a trocar dados sozinhas, para a mesma informação não ser escrita duas vezes por duas pessoas.
- O sinal mais claro de que um escritório precisa de integrações é a cópia manual: do email para a ficha, da ficha para a fatura, do formulário do site para a folha de cálculo.
- Há três formas de ligar aplicações: API, ficheiros de exportação e robôs que usam o ecrã. Por esta ordem de preferência.
- Não é preciso trocar de software. Quase sempre compensa mais ligar o que existe.
O que é integrar o software de um escritório?
Um escritório de advogados usa mais aplicações do que parece: email, agenda, gestão documental, faturação, um software de processos, folhas de cálculo, o site e o seu formulário de contacto. Cada uma guarda um bocado da mesma história, e quem as liga é uma pessoa a copiar de um lado para o outro.
Integrar é substituir essa pessoa por uma ligação. O cliente preenche o formulário do site e a ficha fica criada. O processo muda de fase e a agenda do responsável atualiza-se. As horas registadas chegam à faturação sem ninguém as passar à mão.
Que sinais mostram que o escritório precisa de integrações?
- O mesmo nome de cliente escrito de três maneiras em três sítios.
- Uma folha de cálculo "oficial" que existe porque dois sistemas não falam.
- Faturas atrasadas porque as horas têm de ser passadas de um lado para o outro.
- Pedidos do site que chegam por email e esperam que alguém os registe.
- Alguém cuja função, na prática, é copiar dados entre aplicações.
Que integrações são mais comuns?
| De | Para | O que deixa de se fazer à mão |
|---|---|---|
| Formulário do site | CRM ou ficha de cliente | Registar cada pedido de contacto |
| Pasta do processo | Arquivar o correio no processo certo | |
| Ficha do processo | Modelos de documentos | Preencher minutas com os dados do cliente |
| Software de processos | Agenda | Copiar prazos e diligências para o calendário de cada um |
| Registo de horas | Faturação | Passar horas e avenças para a fatura |
| Faturação | Folha de cálculo ou relatório | Montar o relatório mensal para os sócios |
Que formas há de ligar duas aplicações?
- API. A aplicação oferece uma porta para outras aplicações lerem e escreverem dados. É a forma mais robusta e a primeira a procurar.
- Ficheiros de exportação e importação. Quando não há API, quase sempre há uma exportação. Pode automatizar-se a recolha e a leitura desses ficheiros a horas certas.
- Robôs que usam o ecrã (RPA). Um programa faz os cliques que uma pessoa faria. Resolve aplicações fechadas, mas parte-se quando o ecrã muda. Fica para último.
Por cima de qualquer uma destas, a IA acrescenta a capacidade de lidar com texto livre: perceber de que processo é um email antes de o arquivar, ou tirar os dados de um PDF antes de os enviar para a ficha.
O que verificar antes de integrar?
- Se a aplicação tem API, e o que ela deixa ler e escrever.
- Qual é a fonte da verdade. Quando dois sistemas discordam sobre a morada do cliente, qual deles ganha.
- O que acontece quando falha. Uma integração séria avisa alguém quando um dado não passou, em vez de falhar em silêncio.
- Quem é o dono. Quem no escritório responde pela ligação quando uma das aplicações muda.
- Os registos. Tem de ser possível ver o que passou, quando e de onde.
Por onde começar?
Pela cópia manual que mais dói. Normalmente é uma de duas: a entrada de clientes novos (do formulário ou do email para a ficha) ou a faturação (das horas para a fatura). Liga-se essa, testa-se com casos reais, e a seguinte fica mais fácil porque os dados já estão limpos.
As integrações raramente vêm sozinhas. Costumam ser uma peça de um fluxo maior, como a abertura de processo, ou a base de um CRM para advogados que se preenche sozinho.