CRM para advogados: o que é um CRM jurídico e como escolher
O que é um CRM para advogados, em que difere de um CRM genérico e de um software de gestão de processos, o que deve ter, quando chega um de prateleira e quando compensa um CRM jurídico à medida. Com uma lista de critérios para escolher.
Por TogaTech · Atualizado a
Em resumo
- Um CRM para advogados (ou CRM jurídico) organiza o escritório à volta do cliente e do processo, e não da venda: quem é o cliente, que processos tem, em que fase está cada um, que prazos correm, quem responde e o que há para faturar.
- Um CRM genérico pensa em negócios a fechar. Um escritório precisa de fases processuais, prazos com responsável, conflitos de interesse e honorários.
- Não existe "o melhor CRM para advogados" em abstrato. Existe o que encaixa no tamanho, nas áreas de prática e no software que o escritório já tem.
- Um CRM de prateleira chega quando o escritório trabalha de forma comum. Um CRM à medida compensa quando as fases mudam de área para área ou quando o CRM tem de falar com várias aplicações.
O que é um CRM para advogados?
CRM quer dizer gestão da relação com o cliente. Num escritório de advogados, isso traduz-se num sítio único onde se vê, para cada cliente, os processos que tem, a fase em que está cada um, os prazos que correm, quem é o responsável, o que foi combinado em honorários e o que falta faturar. É a memória do escritório, fora da cabeça e das caixas de correio de cada pessoa.
Quando essa informação vive espalhada por emails, folhas de cálculo e agendas pessoais, o escritório funciona enquanto ninguém falta. O CRM é o que permite que um colega pegue num processo a meio sem ter de perguntar tudo a quem o tinha.
Em que difere de um CRM genérico?
| Aspeto | CRM genérico | CRM jurídico |
|---|---|---|
| Unidade de trabalho | O negócio a fechar | O cliente e o processo |
| Fases | Um funil de vendas igual para todos | Fases por área de prática e por tipo de processo |
| Prazos | Tarefas com data | Prazos e diligências com responsável atribuído |
| Dinheiro | Valor do negócio | Horas, avenças, honorários e despesas por processo |
| Partes | Contactos | Clientes, partes contrárias e a verificação de conflitos de interesse |
| Documentos | Anexos soltos | A pasta do processo e os modelos do escritório |
Dá para adaptar um CRM genérico, e muitos escritórios começam assim. O custo aparece depois: campos inventados para fazer de prazo, fases de venda a fingir de fases processuais, e uma folha de cálculo ao lado para o que não coube.
O que deve ter um bom CRM jurídico?
- Ficha de cliente e ficha de processo, ligadas, com o contexto todo num sítio.
- Fases configuráveis por área de prática. Um processo de contencioso e uma operação societária não passam pelas mesmas etapas.
- Prazos e diligências com dono. Cada prazo tem um responsável e um aviso antes de apertar.
- Horas, avenças e honorários ligados ao processo, para a faturação sair do que já está registado.
- Pesquisa de partes para a verificação de conflitos de interesse.
- Ligação ao email, à agenda e aos documentos, para não obrigar ninguém a registar duas vezes.
- Permissões por equipa, para cada pessoa ver o que lhe diz respeito.
CRM ou software de gestão de processos?
Sobrepõem-se, e é por isso que a pergunta aparece tanto. Um sistema de gestão de processos para advogados nasce do lado do processo: prazos, diligências, documentos, tribunais. Um CRM nasce do lado do cliente: quem é, como chegou, o que lhe foi proposto, o que vale. Um escritório precisa das duas vistas.
Há três caminhos: um produto que faz as duas coisas, dois produtos ligados entre si, ou uma camada à medida por cima do que já existe. O critério não é o nome da categoria. É se a informação entra uma vez e aparece nos dois lados. Se a equipa tem de escrever o mesmo no CRM e no software de processos, acaba por deixar de escrever num deles. Ver o guia de integrações para escritórios de advogados.
Qual é o melhor CRM para advogados?
Depende do escritório, e quem disser o contrário está a vender um. Em vez de uma lista de marcas, que envelhece em meses, serve melhor uma lista de critérios.
- Tamanho e estrutura. Um advogado em prática individual precisa de simplicidade. Uma sociedade com várias áreas precisa de fases e permissões por equipa.
- Áreas de prática. Contencioso vive de prazos. Societário vive de operações e documentos. Recuperação de crédito vive de volume.
- O que o escritório já usa. O melhor CRM é o que fala com o email, a gestão documental e a faturação que lá estão.
- Quem o vai preencher. Se der trabalho, ninguém preenche. Conta mais o que se regista sozinho do que o número de funcionalidades.
- Saída dos dados. Tem de ser possível exportar tudo, a qualquer momento.
| Chega um CRM de prateleira quando | Compensa um CRM à medida quando |
|---|---|
| O escritório trabalha de forma comum e uma área domina | As fases mudam muito de área para área |
| A equipa é pequena e quer começar já | O CRM tem de falar com várias aplicações que já existem |
| Não há integrações críticas | Há regras da casa que nenhum produto prevê: aprovações, avisos, relatórios |
| O preço por utilizador cabe no orçamento | A sociedade já tentou adaptar um produto e ficou com folhas de cálculo ao lado |
O que muda num CRM com IA?
- Registo que se faz sozinho. A IA lê o email que chegou, percebe de que cliente e de que processo é, e arquiva-o no sítio certo.
- Resumo do histórico. Antes de uma reunião, um resumo do que se passou com o cliente, em vez de reler meses de correio.
- Extração de dados. Partes, datas e valores tirados de um documento e postos na ficha.
- Avisos com contexto. Em vez de "prazo em 3 dias", o que falta fazer e quem o tem.
A IA não substitui o registo disciplinado, torna-o mais barato. E o que ela propõe (uma classificação, um resumo) continua a precisar de quem o confirme.
Como se implementa sem parar o escritório?
- Mapear como o escritório acompanha hoje clientes e processos, incluindo as folhas de cálculo que ninguém confessa.
- Começar por uma área de prática ou por uma equipa, com as fases dessa área.
- Migrar o que está vivo. Os processos em curso entram primeiro; o arquivo pode esperar.
- Ligar ao email, à agenda e aos documentos antes de pedir à equipa que use, para o registo ser o mais automático possível.
- Testar com casos reais e ajustar as fases e os avisos ao que a equipa realmente faz.
É o mesmo método que a TogaTech usa em qualquer projeto de automação: mapear os processos, identificar os requisitos, implementar a solução.