TogaTech
Guia
Gestão de processos para advogados: prazos, fases e documentos num só sítio
Como organizar a gestão de processos num escritório de advogados em Portugal: fases, prazos a partir das notificações do Citius, documentos, horas e o que automatizar.
Em resumo.
- A gestão de processos num escritório de advogados é saber, para cada processo, em que fase está, que prazo corre, quem é o responsável e onde estão os documentos, sem ter de perguntar a ninguém.
- Em Portugal, o ponto crítico são os prazos: o Citius entrega as notificações, mas não mostra prazos. Eles calculam-se a partir da notificação, com as regras do CPC e as férias judiciais.
- Um bom sistema de gestão de processos para advogados junta processo, prazos, documentos, horas e cliente, e regista o máximo possível sozinho.
- A decisão jurídica fica sempre com o advogado. O que se automatiza é o registo, o cálculo proposto e o aviso, sempre com confirmação humana.
O que é a gestão de processos num escritório de advogados?
É o conjunto de práticas e ferramentas que permite acompanhar cada processo do princípio ao fim: a abertura, as fases por que passa, os prazos e diligências, os documentos, as horas gastas e o que há para faturar. Ver a definição de gestão de processos no glossário.
Num escritório pequeno, tudo isto cabe na cabeça de quem trabalha o processo, numa agenda e numa pasta partilhada. O problema aparece quando a equipa cresce, quando alguém está de férias ou quando dois advogados precisam da mesma informação ao mesmo tempo. A gestão de processos é o que torna o escritório independente da memória de cada pessoa.
O que deve ter um sistema de gestão de processos para advogados?
| Componente | Para que serve | O que se pode automatizar |
|---|---|---|
| Ficha de processo | Partes, tribunal, número, cliente, responsável | Preenchimento a partir da abertura de processo |
| Fases | Saber onde está cada processo | Mudança de fase quando acontece um evento |
| Prazos e diligências | Não falhar nada | Cálculo proposto e aviso ao responsável |
| Documentos | A pasta do processo num sítio só | Arquivo de notificações e emails no processo certo |
| Horas e despesas | Saber quanto custou e o que faturar | Registo a partir da agenda e do trabalho feito |
| Cliente | Ver todos os processos de um cliente | Ligação ao CRM para advogados |
O mais importante não é a lista de funcionalidades. É que a informação entre uma vez e apareça em todo o lado onde é precisa. Um sistema que obriga a registar o mesmo prazo na ficha, na agenda e numa folha de cálculo vai ter, mais tarde ou mais cedo, três versões diferentes do mesmo prazo.
Como se gerem os prazos a partir das notificações do Citius?
O Citius é onde chegam as notificações eletrónicas dos tribunais. O que ele não faz é dizer quando termina o prazo. O prazo conta-se a partir da notificação, segundo as regras do Código de Processo Civil (ou do código aplicável ao processo), tendo em conta a data em que a notificação se considera feita, os dias que não contam e a suspensão durante as férias judiciais, salvo nos processos urgentes.
Na prática, muitos escritórios fazem isto à mão: alguém abre o Citius, lê a notificação, calcula o prazo e escreve-o numa agenda. Funciona, mas depende de uma pessoa, de uma rotina diária e de não haver enganos de contagem. É aqui que um sistema bem desenhado ajuda:
- Recolher as notificações novas e ligá-las ao processo certo.
- Propor o prazo, com a regra usada à vista, para quem conhece o processo confirmar.
- Registar o prazo confirmado na ficha e na agenda do responsável.
- Avisar com antecedência, e outra vez se nada mudou.
O cálculo automático é uma proposta, não uma decisão. Um prazo só deve ficar registado depois de o advogado responsável o confirmar.
Como se definem as fases de um processo?
As fases não são iguais para todas as áreas de prática. Um processo de contencioso cível passa por articulados, audiência prévia, julgamento e recurso. Uma operação societária passa por due diligence, negociação, assinatura e registos. Uma cobrança passa por interpelação, injunção e execução. Forçar todas as áreas a usar as mesmas fases é a forma mais rápida de fazer a equipa deixar de as atualizar.
A regra prática é ter poucas fases por área, com significado claro, e ligar a mudança de fase a um facto que se vê: uma notificação, um documento entregue, uma assinatura. Assim o estado do processo deixa de depender de alguém se lembrar de o atualizar.
O que se pode automatizar na gestão de processos?
- Abertura de processo: a ficha, a pasta e a verificação de conflitos de interesses a partir do pedido do cliente.
- Arquivo de correio: emails e notificações guardados no processo certo, sem arrastar ficheiros.
- Prazos: proposta de cálculo, registo depois de confirmado e avisos.
- Documentos: minutas preenchidas com os dados da ficha. Ver automação de documentos jurídicos.
- Relatórios: horas por processo, avenças consumidas, processos parados há demasiado tempo.
O que não se automatiza: a estratégia, a decisão sobre aceitar um cliente, a confirmação de um prazo e a assinatura. Ver o guia de automação jurídica para a lista completa do que compensa e do que não compensa.
Software de prateleira ou sistema à medida?
Há bons produtos de gestão de processos no mercado, e para muitos escritórios chegam. Um sistema à medida, ou uma camada à medida por cima do que já existe, compensa quando o escritório tem fases muito próprias, várias áreas de prática com regras diferentes, ou quando o software tem de falar com aplicações que nenhum produto prevê. Ver o guia de software para advogados em Portugal para os critérios de escolha.
Na TogaTech o caminho é sempre o mesmo: mapear processos (como o escritório trabalha hoje), identificar requisitos (o que é mecânico e o que é decisão do advogado) e implementar soluções à volta das ferramentas que já lá estão, testadas com casos reais antes de entrarem no dia-a-dia.
